Tilit.AI – seloste käsittelystä
1 TIETOJEN KÄSITTELIJÄ JA REKISTERINPITÄJÄ
Toimittaja /” Tietojen käsittelijä”
Finacc Oy, PL 146, 00121 Helsinki (Y-tunnus 2995271-8)
Tässä selosteessa mainittu Toimittaja on sopimusosapuoli, joka on sitoutunut toimittamaan Asiakkaalle taloushallintopalvelun ja siihen liittyvän ylläpidon. Taloushallintopalvelun tuotenimi on tilit.
Toimittaja toimii Tietojen käsittelijänä Asiakkaan lukuun.
Asiakas / ”Rekisterinpitäjä”
Tässä selosteessa mainittu Asiakas on sopimusosapuoli, joka on hyväksynyt Toimittajan käyttöehdot tilit-taloushallintopalvelun käyttämisestä sekä siihen liittyvästä ylläpidosta. Käyttöönoton yhteydessä on sovittu siitä, kuka Asiakkaan puolelta toimii Asiakkaan pääkäyttäjänä ja tallentaa sekä ylläpitää Asiakkaan yhteys- ja käyttäjätiedot tilittaloushallintopalveluun. Asiakas toimii omien henkilötietojensa osalta (Asiakkaan henkilötiedot) rekisterinpitäjänä.
2 YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Tätä henkilörekisteriä koskevissa asioissa ota yhteys oman yrityksesi tietosuojavastaavaan ja/tai pääkäyttäjään.
Asiakas informoi tietosuojakäytännöistään omaa henkilökuntaansa ja omia asiakkaitaan omien käytäntöjensä mukaisesti.
Toimittajan tietosuojavastaavan yhteystiedot löytyvät Finacc Oy:n virallisilta internetsivustoilta kohdasta: https://www.finacc.fi/rekrytointi
3 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE
Kaikki henkilörekisterit ja niiden sisältö on perustettu Toimittajan ja Asiakkaan välisen toimitussopimuksen toimeenpanemiseksi. Henkilötietoihin kuuluu tilit-järjestelmää käyttävien henkilökohtaiset käyttäjätunnukset.
Toimittaja ei käsittele Asiakkaan tietoja missään muussa tarkoituksessa kuin mitä käyttöehdoissa on sovittu ja vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen käyttöehtojen täyttämiseksi.
4 REKISTERIIN TALLENNETUT TIEDOT
Käyttäjätunnusten hallinta ja käyttöoikeuksien anto tilit-taloushallintopalvelussa tehdään Asiakkaan toimesta. Myös Toimittajan henkilöstö voi luoda ja muokata hallinta- ja käyttöoikeuksia Asiakkaan antamien ohjeiden mukaisesti.
Erityiset henkilötietoryhmät (Luottamuksellisemmat tiedot)
Henkilöstöhallinnon palveluissa käsitellään tyypillisesti suurempaa luottamuksensuojaa vaativia henkilötietoja. Näitä ovat muun muassa henkilötunnus, kotiosoite, henkilökohtainen puhelinnumero, pankkitilitiedot, ammattiliiton jäsenyys, terveystiedot sekä palkka- ja verotiedot.
Tällaisia sovelluksia ovat:
- Palkanlaskenta- ja henkilöstöhallintosovellukset
- Matka- ja kululaskujen käsittely
- Viranomaisilmoitukset mm verottajalle ja muille vastaaville virallisille sidosryhmille
Toimittajan tukipalveluhenkilöstö ei itsenäisesti käsittele Asiakkaan tietoja, vaan tarvittaessa sovellukseen talletettuja tietosisältöjä tarkastellaan Asiakkaan tai tuotantoympäristön ylläpitohenkilöstön tukipyynnön perusteella.
Tuotantoympäristön ylläpitohenkilöstöllä on laajemmat käyttöoikeudet Asiakkaan tietoihin. Tämä ryhmä on kuitenkin hyvin rajoitettu ja he ovat allekirjoittaneet erityiset salassapitosopimukset.
Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakassopimukset kirjataan tilit-taloushallintopalveluun. Asiakas päivittää ja ylläpitää itse palvelun toteuttamiseksi tarvittavia rekistereitä ja antaa käyttöoikeudet oman toimintansa mukaisesti.
Toimittajan palveluksessa olevan henkilökunnan nimet ja sähköpostiosoitteet sekä käyttöoikeudet päivitetään tilit-taloushallintopalveluun Toimittajan pääkäyttäjän toimesta.
Säilytysaika
Asiakkaiden, joilla on voimassa oleva sopimus Toimittajan kanssa, tiedot säilytetään tukipalvelujärjestelmässä vähintään sopimussuhteen ajan.
Käyttöehdoissa on määritelty Asiakkaan tietojen säilyttämisajasta sopimuksen päättämistilanteessa.
Toimittajan henkilöstöä koskevat henkilötietojen säilytysajat liittyvät työsopimuksen ehtoihin ja ovat tarkastettavissa työsopimuksesta ja Toimittajan henkilökunnan ohjeista.
Henkilötietojen luovuttaminen
Henkilötietoja ei luovuteta Toimittajan toimesta edelleen tai käytetä muuhun tarkoitukseen kuin mitä käyttöehdoissa on mainittu.
6 HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖ JA SUOJAAMISEN YLEISET PERIAATTEET
Asiakkaan henkilötietoja käsittelee ainoastaan Toimittajan henkilökunta, joka vastaa käyttöehtojen mukaisen palvelun tuottamisesta. Toimittajan käyttöoikeuksien hallinta tapahtuu roolipohjaisella käyttäjänhallintaprosessilla, jossa kullekin työntekijälle annetaan vain hänen tehtäväänsä ja toimenkuvaansa kuuluvat käyttöoikeudet.
Kaikkiin Asiakasta koskeviin tietoihin on pääsy vain niihin oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
7 REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaan Asiakkaan ja Toimittajan henkilötiedot muodostavat henkilörekisterin, johon rekisteröidyillä henkilöillä on tietojaan koskevia säädettyjä ja lakiin kirjattuja oikeuksia.
Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus), vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista.
Asiakkaan käyttäjän tai tilit-taloushallintopalvelun rekistereihin rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä oman yrityksensä tietosuojavastaavaan tai pääkäyttäjään halutessaan käyttää laillisia oikeuksiaan.
Toimittaja ei suoraan vastaa Asiakkaan käyttäjiltä vastaanotettuihin tiedusteluihin tai pyyntöihin, jotka koskevat käyttäjän otsikossa mainittuja oikeuksia, koska kaikki tilittaloushallintopalvelujärjestelmään talletetut henkilötiedot perustuvat Asiakkaan käyttäjien ylläpitämiin tietoihin.
Toimittajan henkilökunnan halutessa käyttää otsikonmukaisia oikeuksiaan heidän tulee ottaa yhteyttä Toimittajan tietosuojavastaavaan.
Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että Asiakas tai Toimittaja ei ole noudattanut sovellettavaa tietosuojasääntelyä.
8 YHTEYDENOTOT
Kaikissa tätä selostetta koskevissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä epäselvissä kysymyksissä Asiakkaan tulee olla yhteydessä: www.finacc.fi/rekrytointi Toimittaja voi tarvittaessa pyytää Asiakasta antamaan lisätietoja tai täsmentämään pyyntöään kirjallisesti.
Tarkastelu ja päivitys vuosittain joulukuussa