Laskutusohjelma vs. kokonaisvaltainen taloushallinto: Milloin pienyrittäjän kannattaa päivittää järjestelmänsä?

Pienyrittäjänä sinulla on todennäköisesti käytössäsi jonkinlainen laskutusohjelma. Se on palvellut tarkoitustaan hyvin, mutta viime aikoina olet ehkä huomannut, että yhä enemmän aikaa kuluu taloushallinnon tehtäviin. Manuaalinen kuittien käsittely, kirjanpitäjälle toimitettavien tietojen kerääminen ja talouden seuranta eivät enää hoidu yhtä jouhevasti kuin ennen.

Tässä artikkelissa selvitämme, milloin ja miksi pienyrittäjän kannattaa siirtyä pelkästä laskutusohjelmasta kokonaisvaltaiseen taloushallinnon järjestelmään. Pureudumme myös siihen, mitä konkreettisia hyötyjä päivityksestä on ja miten taloushallinnon digitalisointi voi säästää sekä aikaa että rahaa.

Mitä laskutusohjelmilla voi tehdä ja mitkä ovat niiden rajoitukset?

Laskutusohjelmat ovat useimmiten pienyrittäjän ensimmäinen askel taloushallinnon digitalisointiin. Niiden avulla voit:

• Laatia ja lähettää laskuja asiakkaillesi
• Ylläpitää asiakasrekisteriä
• Seurata maksujen tilannetta
• Tuottaa yksinkertaisia raportteja myynneistä

Laskutusohjelmien etuja ovat helppokäyttöisyys, edullisuus ja matala käyttöönottokynnys. Ne sopivat erityisesti yrittäjille, joilla on vähän asiakkaita ja laskutettavaa.

Laskutusohjelmien rajoitukset tulevat kuitenkin nopeasti vastaan:

• Kuittien ja tositteiden käsittely on usein manuaalista
• Tiedot eivät siirry automaattisesti kirjanpitoon
• Raportointi on rajallista
• Kassavirran ja kannattavuuden seuranta on hankalaa
• Projektien tuottavuuden arviointi on työlästä
• Verotuksen optimointi on tehtävä erikseen

Nämä rajoitukset voivat alkaa syödä yrittäjän arvokasta aikaa ja vaikeuttaa liiketoiminnan kokonaisvaltaista hallintaa.

Mitä kokonaisvaltainen taloushallinto-ohjelmisto tarjoaa pienyrittäjälle?

Kokonaisvaltainen taloushallinto-ohjelmisto, kuten Tilit.ai, yhdistää useita taloushallinnon toimintoja yhteen järjestelmään. Se tarjoaa laskutuksen lisäksi:

• Ostolaskujen käsittelyn
• Integroidun kirjanpidon
• Palkanlaskennan
• Kattavan raportoinnin
• Veroilmoitusten laatimisen
• ALV-käsittelyn

Taloushallinto-ohjelmistot integroituvat usein myös muihin järjestelmiin, kuten:

• Pankkiyhteyksiin
• Kassajärjestelmiin
• Kirjanpitoon

Merkittävin etu on automatisointi, joka vähentää manuaalista työtä, inhimillisiä virheitä ja vapauttaa yrittäjän aikaa liiketoiminnan kehittämiseen. Modernit taloushallinto-ohjelmistot hyödyntävät myös tekoälyä, mikä tekee prosesseista entistä tehokkaampia ja älykkäämpiä.

5 selkeää merkkiä siitä, että on aika päivittää taloushallinnon järjestelmä

1. Yrityksesi kasvu saavuttaa kriittisen pisteen

Kun kuukausittaisten laskujen määrä ylittää 30-40 kappaleen rajan tai liikevaihtosi kasvaa yli 100 000 euroon, alkaa pelkkä laskutusohjelma tuntua riittämättömältä. Kasvun myötä myös tositemäärät kasvavat, ja tiedon hallinnointi muuttuu työläämmäksi.

Jos olet palkkaamassa ensimmäisiä työntekijöitä, tarvitset todennäköisesti tukea palkanlaskentaan ja henkilöstöhallintoon liittyvissä asioissa. Kokonaisvaltainen taloushallinto-ohjelmisto auttaa hallitsemaan myös näitä toimintoja.

2. Manuaaliset prosessit vievät liikaa aikaa

Arvioi, kuinka paljon aikaa käytät kuukaudessa seuraaviin tehtäviin:

• Kuittien ja tositteiden käsittely: 10-30 min
• Tietojen toimittaminen kirjanpitäjälle: 20-40 min
• Myyntien ja ostojen seuranta: 20-30 min
• Raporttien laatiminen: 20-30 min
• Viestintä kirjanpitoon: 30-60 min

Jos käytät näihin tehtäviin yhteensä yli 1.5 tuntia kuukaudessa, on kokonaisvaltainen taloushallinto-ohjelmisto todennäköisesti kannattava investointi. Yrittäjän tunnin hinta on keskimäärin 50-100 euroa, joten 1.5 tuntia vastaa 75-150 euron kustannusta kuukaudessa.

3. Tarvitset parempaa näkyvyyttä yrityksen talouteen

Liiketoiminnan kasvaessa on yhä tärkeämpää saada reaaliaikaista tietoa yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Kokonaisvaltainen taloushallinto-ohjelmisto tarjoaa ajantasaiset raportit ja mittarit:

• Kassavirta ja sen ennuste
• Myyntisaamiset ja niiden ikäjakauma
• Ostovelat ja maksuehdot
• Projektien ja asiakkaiden kannattavuus
• Kulurakenne ja sen kehitys

Näiden tietojen avulla voit tehdä perusteltuja päätöksiä ja reagoida nopeasti markkinatilanteen muutoksiin. Tarkat tiedot auttavat myös tilitoimiston tehokkuuden mittaamisessa, mikäli käytät ulkoistettuja taloushallinnon palveluita.

4. Kirjanpitäjäsi suosittelee järjestelmän vaihtoa

Kirjanpitäjä joutuu usein käyttämään huomattavasti aikaa hajanaisten tietojen kokoamiseen ja järjestelyyn. Tämä näkyy korkeampana laskuna sinulle.

Monet tilitoimistot suosittelevat tiettyjä järjestelmiä, koska ne helpottavat heidän työtään ja parantavat yhteistyön sujuvuutta. Kun kirjanpitäjä pääsee suoraan järjestelmään, vähenee tarve sähköpostien lähettämiselle ja tiedostojen siirtelylle.

On kuitenkin huomioitava, että kirjanpitäjä ei aina välttämättä tarjoa sinulle liiketoimintaasi parhaiten tukevaa ratkaisua. Monet heistä suosittelevat esim. Procountoria tai Netvisoria, jotka palvelevat enemmän tilitoimistoa, kuin yrittäjää. Lisäksi kirjanpitäjät saavat provisioita kirjanpito-ohjelmiston myymisestä asiakkailleen. Tilit.ai on kilpailijoita edullisempi, koska se ei maksa tilitoimistoille lisenssimaksuja.

5. Tarvitset tehokkaampia integraatioita

Liiketoiminnan kehittyessä syntyy tarve yhdistää eri järjestelmiä toisiinsa. Esimerkiksi:

• Työajanseurannan yhdistäminen palkanlaskentaan
• Matkalaskujen käsittelyn automatisointi
• Varastonhallinnan integrointi taloushallintoon

Kokonaisvaltaiset taloushallinto-ohjelmistot tarjoavat laajemmat mahdollisuudet integraatioihin, mikä vähentää manuaalista tiedonsiirtoa ja siihen liittyviä virheitä.

Laskutusohjelma vs. taloushallinto-ohjelmisto: hintavertailu ja ROI

Monet yrittäjät epäröivät taloushallinto-ohjelmiston hankintaa kustannusten vuoksi. On totta, että kokonaisvaltaiset järjestelmät ovat kalliimpia kuin pelkät laskutusohjelmat, mutta niiden tuomat säästöt ovat usein merkittäviä.

Investoinnin takaisinmaksuaika on tyypillisesti 1-4 kuukautta, kun huomioidaan säästetty aika ja pienemmät kirjanpitokulut. Vertaa tätä myös eri tilitoimistojen hinnoittelumalleihin, kun suunnittelet taloushallinnon kokonaisuutta.

Piilokulut, joita et ehkä ole huomioinut:

• Manuaalisista virheistä johtuvat kustannukset
• Myöhästyneiden laskujen vaikutus kassavirtaan
• Puutteellisen seurannan aiheuttamat hukatut liiketoimintamahdollisuudet
• Verotuksen optimoinnin puutteet

Miten vaihtaa laskutusohjelmasta taloushallinto-ohjelmistoon sujuvasti?

Järjestelmän vaihto voi tuntua työläältä, mutta oikealla suunnittelulla se sujuu kivuttomasti:

1. Valmistelu: Kartoita nykyiset prosessit ja tunnista kehitystarpeet
2. Järjestelmän valinta: Vertaile vaihtoehtoja ja valitse tarpeisiisi sopivin
3. Käyttöönotto: Siirrä perustiedot ja historiallinen data uuteen järjestelmään
4. Koulutus: Varmista, että kaikki käyttäjät osaavat hyödyntää järjestelmää
5. Optimointi: Hienosäädä prosessit ja integraatiot

Useimmat taloushallinto-ohjelmistot tarjoavat tukea käyttöönotossa, mikä helpottaa siirtymää merkittävästi.

Case study: Rakennusalan yritys tehosti toimintaansa Tilit.ai:n avulla

Rakennusalan yritys Rakennus Mäkinen Oy (nimi muutettu) käytti vuosia pelkkää laskutusohjelmaa. Yrityksen kasvaessa yrittäjä Juha Mäkinen huomasi, että yhä enemmän aikaa kului paperityöhön:

"Jouduin käyttämään viikonloppuja kuittien ja tositteiden järjestelyyn. Projektien kannattavuutta oli mahdotonta seurata reaaliajassa, ja kirjanpitäjän kanssa kommunikointi oli työlästä", Mäkinen kertoo.

Mäkinen päätti siirtyä Tilit.ai:n kokonaisvaltaiseen taloushallinto-ohjelmistoon, ja tulokset olivat merkittävät:

• Hallinnollisiin tehtäviin käytetty aika väheni 1.5 tunnista 30 minuuttiin viikossa
• Kirjanpitokulut pienenivät 30% (kirjanpitäjä ei voinut veloittaa selvittelytyöstä)
• Projektien kannattavuuden seuranta helpottui ja hinnoittelu tarkentui
• Veroneuvonta parantui ja verosäästöt olivat ensimmäisenä vuonna yli 3000€

"Erityisen hyödylliseksi osoittautui mahdollisuus seurata projektien kannattavuutta reaaliajassa. Tämä on auttanut hinnoittelemaan tulevat projektit tarkemmin", Mäkinen toteaa.

Samanlaiset ratkaisut ovat auttaneet myös muita aloja, kuten siivousalan yrittäjiä, joilla on omat erityistarpeensa taloushallinnossa.

Miten Tilit.ai vastaa pienyrittäjän taloushallinnon tarpeisiin?

Tilit.ai on suunniteltu erityisesti suomalaisen pienyrittäjän tarpeisiin. Se tarjoaa kattavan ratkaisun, joka kasvaa yrityksesi mukana:

1. Tietojen siirtyminen reaaliajassa kirjanpitoon

Tilit.ai:ssa kaikki tapahtumat - myyntilaskut, ostolaskut, maksut ja muut tositteet - siirtyvät automaattisesti ja reaaliajassa kirjanpitoon. Tämä eliminoi manuaalisen työn ja vähentää virheiden mahdollisuutta.

Kun lasku on lähetetty, se kirjautuu välittömästi myös kirjanpitoon oikeille tileille. Samoin pankkitilitapahtumat täsmäytyvät automaattisesti kirjanpitoon, mikä säästää sekä sinun että kirjanpitäjäsi aikaa.

2. Kuittien kuvaaminen suoraan sovelluksella

Tilit.ai:n mobiilisovelluksen avulla voit kuvata kuitit heti ostohetkellä. Sovellus tunnistaa kuitin tiedot automaattisesti tekoälyn avulla ja luo tositteen kirjanpitoon. Kuitteja ei tarvitse enää säilyttää fyysisesti tai skannata jälkikäteen.

Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen yrittäjille, jotka tekevät paljon pienhankintoja tai matkustavat säännöllisesti. Kuitti tallennetaan heti digitaalisesti, ja alkuperäistä kuittia ei tarvitse säilyttää.

Mikäli unohdat ottaa kuitista kuvan, Tilit.ai muistuttaa sinua etusivullaan puuttuvasta kuitista. Kirjanpitosi pysyy aina ajantasalla - eikä sinun tarvitse stressata työpäivän jälkeen.

3. Reaaliaikainen talouden seuranta

Tilit.ai tarjoaa reaaliaikaisen näkymän yrityksesi talouteen. Voit seurata kassavirtaa, myyntien kehitystä, kuluja ja kannattavuutta ajantasaisesti ilman viiveitä.

Dashboard-näkymässä näet yhdellä silmäyksellä tärkeimmät tunnusluvut:

• Kassavirran ennuste
• Erääntyvät myynti- ja ostolaskut
• Kuukauden myynnit ja kulut verrattuna edellisiin kuukausiin
• Arvonlisäveron määrä ja maksupäivä
• Yrityksen vakaavaraisuus
• Kannattavuus

Reaaliaikainen seuranta auttaa reagoimaan nopeasti muutoksiin ja tekemään parempia päätöksiä.

4. Projektikohtainen seuranta

Yksi Tilit.ai:n vahvuuksista on kattava projektikohtainen seuranta. Voit kohdistaa tulot ja menot suoraan projekteille tai asiakkaille, mikä mahdollistaa tarkan kannattavuusseurannan.

Projektikohtainen seuranta auttaa tunnistamaan:

• Kannattavimmat ja kannattamattomat projektit
• Alihinnoitellut palvelut
• Resurssien tehokkaan kohdentamisen
• Hinnoittelun tarkentamisen tulevissa projekteissa

Tämä ominaisuus on erityisen tärkeä palvelualoilla toimiville yrittäjille, kuten konsulteille, markkinointiyrityksille ja rakennusalan yrityksille.

5. Chat suoraan kirjanpitoon sovelluksesta

Tilit.ai:n innovatiivinen chat-ominaisuus mahdollistaa suoran kommunikaation kirjanpitäjän kanssa sovelluksen sisällä. Voit kysyä neuvoa tiettyyn tositteeseen, kulujen kirjaamiseen tai verotukseen liittyen suoraan kontekstissa.

Chat säästää aikaa sähköpostien kirjoittamiselta ja varmistaa, että molemmat osapuolet puhuvat samasta asiasta. Kaikki keskustelut tallentuvat ja ovat helposti löydettävissä myöhemmin. Tämä ominaisuus parantaa merkittävästi tilitoimiston asiakastyytyväisyyttä.

6. Vero-optimointi ohjelmistossa

Tilit.ai sisältää älykkäitä vero-optimoinnin työkaluja, jotka auttavat minimoimaan verorasitusta laillisesti. Järjestelmä:

• Tunnistaa verovähennyskelpoiset kulut automaattisesti
• Laskee palkkojen ja osinkojen optimaalisen suhteen osakeyhtiöissä
• Muistuttaa ennakkoverojen tarkistuksesta ja mahdollisesta muutostarpeesta
• Seuraa ALV-velkaa ja -saamisia reaaliajassa

Vero-optimointi voi säästää tuhansia euroja vuodessa, mikä tekee taloushallinto-ohjelmiston investoinnista erittäin kannattavan.

Yhteenveto: Onko nyt oikea aika päivittää taloushallinnon järjestelmäsi?

Kokonaisvaltaiseen taloushallinto-ohjelmistoon siirtyminen on merkittävä askel pienyrittäjälle. Se säästää aikaa, parantaa talouden hallintaa ja mahdollistaa liiketoiminnan tehokkaamman kehittämisen.

Tärkeimpien päivitystarpeiden muistilista:

✓ Käytät yli 10 tuntia kuukaudessa taloushallinnon tehtäviin

✓ Yrityksesi on kasvanut yli 30 laskun kuukausitahtiin

✓ Tarvitset parempaa näkyvyyttä talouden tunnuslukuihin

✓ Yhteistyö kirjanpitäjän kanssa on työlästä

✓ Kaipaat projektikohtaista kannattavuusseurantaa

✓ Haluat minimoida verorasitusta laillisesti

✓ Et ole varma, tapahtuuko taloushallinnossasi virheitä

Jos tunnistit näistä useamman kohdan, on todennäköisesti aika harkita siirtymistä kokonaisvaltaiseen taloushallinto-ohjelmistoon.

Kokeile Tilit.ai:ta veloituksetta 30 päivän ajan ja näe itse, kuinka paljon aikaa voit säästää. Tarjoamme myös henkilökohtaisen käyttöönottosuunnitelman ja tuen siirtymävaiheessa.

Muista myös tarkistaa yrittäjän taloushallinnon vuosikello 2025, jotta pysyt ajan tasalla kaikista tärkeistä päivämääristä ja määräajoista.

Usein kysytyt kysymykset laskutusohjelman vaihtamisesta taloushallinto-ohjelmistoon

Miten kauan järjestelmän vaihtaminen kestää?

Tyypillinen siirtymäaika pelkästä laskutusohjelmasta Tilit.ai:hin on 1-2 viikkoa. Tähän sisältyy perustietojen siirto, järjestelmän konfigurointi ja perusasioiden opettelu.

Pääseekö kirjanpitäjäni käyttämään Tilit.ai:ta?

Kyllä, Tilit.ai tarjoaa kirjanpitäjällesi pääsyn järjestelmään veloituksetta. Tämä tehostaa yhteistyötä ja vähentää tarvetta tietojen siirtelylle.

Miten Tilit.ai auttaa verosuunnittelussa?

Tilit.ai seuraa verotuksellista tilannettasi reaaliajassa ja ehdottaa toimenpiteitä verorasituksen minimoimiseksi. Järjestelmä tunnistaa automaattisesti verovähennyskelpoiset kulut ja auttaa optimoimaan YEL-tulon tasoa sekä palkan ja osinkojen suhdetta.

Tarvitseeko minun edelleen kirjanpitäjää, jos käytän Tilit.ai:ta?

Vaikka Tilit.ai automatisoi suuren osan taloushallinnon rutiineista, suosittelemme edelleen kirjanpitäjän käyttämistä. Kirjanpitäjä voi keskittyä rutiinien sijaan strategiseen neuvontaan ja varmistaa, että kirjanpito noudattaa kaikkia säännöksiä.

Miten Tilit.ai sopii eri toimialoille?

Tilit.ai on suunniteltu mukautumaan eri toimialojen tarpeisiin. Järjestelmä tarjoaa alakohtaisia kirjauspohjia, raportteja ja integraatioita rakennusalalle, IT-alalle, konsultointiin, verkkokauppaan ja monille muille toimialoille.

Miten pääsen alkuun Tilit.ai:n kanssa?

Aloittaminen on helppoa: rekisteröidy osoitteessa tilit.ai, ja asiantuntijamme auttaa sinut alkuun. Tarjoamme henkilökohtaisen käyttöönottosuunnitelman ja koulutuksen järjestelmän tehokkaaseen hyödyntämiseen.

Tilitoimistoja ja kirjanpitäjiä kiinnostaa usein myös keinot, joilla omaa toimintaa voi skaalata tehokkaasti ja miten tekoäly voi tehostaa tilitoimistotyötä. Nämä aiheet ovat erityisen tärkeitä, kun yritykset hakevat kokonaisvaltaisia taloushallinnon ratkaisuja.